Dịch nghĩa:

Phần mềm Microsoft Office đã được cài đặt sẵn trong laptop. Khi gửi file đính kèm, hãy sử dụng loại file này.

Ngữ pháp:

～ている (〜te iru)

Diễn tả một hành động đang tiếp diễn hoặc một trạng thái kết quả; 'đang ~', 'đã', 'có'.
JLPT N3

V るときに (〜ru toki ni)

Mô tả thời điểm khi một hành động nhất định diễn ra; 'khi', 'lúc'.
JLPT N4

Từ vựng:

マイクロソフト
Microsoft
オフィス
văn phòng
パソコン
máy tính cá nhân; PC
添付ファイル
てんぷファイル
tệp đính kèm
送る
おくる
gửi; chuyển đi
とき
Toki (Shinkansen tuyến Jōetsu thông thường)
此の
この
này
ファイル
tập tài liệu
形式
けいしき
hình thức (trái ngược với nội dung)
使う
つかう
sử dụng (công cụ, phương pháp, v.v.); tận dụng; áp dụng
下さる
くださる
cho; ban tặng

Hán tự:

入
Nhập vào; chèn
添
Thiêm kèm theo; đi cùng; kết hôn; phù hợp; đáp ứng; đính kèm; đính kèm; trang trí; bắt chước
付
Phó dính; gắn; tham chiếu; đính kèm
送
Tống hộ tống; gửi
形
Hình hình dạng; hình thức; phong cách
式
Thức phong cách; nghi thức
使
Sử sử dụng; sứ giả
下
Hạ dưới; xuống; hạ; cho; thấp; kém